Assemblée nationale

Fiche n° 16

L'accueil des députés

Points-clés

Au début de chaque législature, dès le lendemain de l'élection des députés et de la diffusion des résultats, l'administration de l'Assemblée nationale organise une procédure d'accueil qui s'adresse à l'ensemble des parlementaires, que ceux-ci soient réélus ou nouveaux élus.

Il s'agit d'une phase essentielle tant pour les députés que pour les fonctionnaires de l'Assemblée nationale participant à cette opération. Elle constitue le premier contact entre les élus et l'administration qui va les servir.

Il est en effet primordial que le député - et notamment, le nouvel élu - ait le sentiment d'être « attendu » par l'institution parlementaire afin qu'il se sente investi de ses fonctions et qu'il puisse immédiatement « s'approprier » les locaux de l'Assemblée nationale.

C'est à cette fin qu'a été mise sur pied cette procédure d'accueil qui permet aux députés de recevoir des informations sur l'organisation et le fonctionnement de l'Assemblée nationale et à l'administration de collecter les renseignements indispensables concernant les élus.

La conception et l’organisation de l’accueil sont préparées par un groupe de travail constitué de fonctionnaires appartenant aux services les plus concernés par cette opération, dont l’action est coordonnée par les directeurs généraux sous l’autorité des deux secrétaires généraux.

Ce groupe de travail commence à se réunir 18 mois environ avant le début de la nouvelle législature. Sur la base des retours d’expérience des précédents accueils et tout en cherchant à améliorer le dispositif, notamment grâce aux possibilités offertes par les nouvelles techniques de communication, il valide, au fur et à mesure de ses réunions, les principales modalités d’organisation de l’accueil.

I. – LES OPÉRATIONS PRÉPARATOIRES A L’ACCUEIL

Pour la collecte des résultats et pour l’information des élus, en particulier de ceux qui le sont pour la première fois, les relations avec le ministère de l’intérieur sont primordiales.

1. - La collecte des résultats électoraux

Les données de base (nom, prénom, date de naissance, département et numéro de circonscription) concernant l’ensemble des candidats sont transmises à l’Assemblée nationale par fichier numérique environ deux semaines avant le scrutin.

Les résultats sont transmis au cours de la nuit électorale par une liaison informatique spécialisée installée à cet effet, nécessitant la participation d’un fonctionnaire du ministère et l’installation de postes informatiques supplémentaires et en sus des équipes et matériels propres à l’Assemblée.

Le dispositif comprenait, lors des élections législatives de juin 2002, une dizaine d’ordinateurs connectés en réseau informatique interne.

L’heure de clôture de scrutin étant fixée à 20 heures pour les grandes villes, la collecte des résultats pour la France métropolitaine s’était achevée en 2002 entre 2 heures et 3 heures du matin ; ceux des départements de collectivités d’outre-mer avaient été obtenus par téléphone, en contactant directement les directeurs de cabinet des préfets.

La confrontation du fichier des candidats et des noms des députés élus permet d’éditer, au fur et à mesure de la nuit, les fiches individuelles des députés de la nouvelle législature, qui serviront de base à la procédure d’accueil.

2. - La diffusion d'une circulaire d'information sur l'accueil

Deux semaines avant le jour du scrutin, une circulaire d’information, relative à l’accueil des députés et signée des secrétaires généraux de l’Assemblée nationale, est transmise par le Président de l’Assemblée nationale au ministre de l’intérieur.

Celui-ci est chargé de la diffuser à tous les préfets afin que ces derniers puissent, dès la proclamation des résultats, la transmettre à tous les députés de leur département. Ce courrier donne des indications pratiques sur le déroulement de l’accueil au Palais Bourbon ; il précise également au parlementaire les documents dont il doit se munir et est en outre accompagné du projet de calendrier d’ouverture de la nouvelle législature.

À l’occasion des élections générales de 2007, une innovation importante a consisté à mettre en place un « portail » Internet spécialement consacré à l’accueil permettant aux députés élus de trouver des informations générales relatives à l’Assemblée nationale et au déroulement de l’accueil, ainsi que de remplir à distance, s’ils le souhaitent, la « fiche d’accueil » administrative les concernant et d’alléger ainsi ce que cette formalité peut avoir de fastidieux lorsqu’elle est accomplie au cours de l’accueil lui-même.

III. - LA PROCÉDURE D'ACCUEIL

Dès le matin du lendemain de chaque tour de scrutin, les députés élus peuvent se présenter au Palais Bourbon où les fonctionnaires sont mobilisés pour les accueillir, pour le plus grand nombre d’entre eux, dans le court laps de temps (neuf jours en moyenne) compris entre le second tour des élections législatives et la première réunion de la nouvelle assemblée.

1. - Le déroulement de l'accueil

Depuis 2002, a été introduite une simplification consistant à distinguer la situation des députés sortants de la précédente législature réélus et les nouveaux élus. Pour les premiers, qui connaissent le fonctionnement de l’Assemblée et dont la situation administrative est connue des services, la partie d’information de l’accueil se résume à une actualisation. Pour les seconds, le besoin d’information réciproque est beaucoup plus important.

Après avoir été reçus par des fonctionnaires de « premier accueil », chaque député est orienté, dans des lieux distincts selon qu’il s’agit d’un réélu ou d’un nouvel élu, vers des fonctionnaires d’accueil « généralistes ». Le rôle de ceux-ci consiste à compléter, ou remplir, sa fiche administrative contenant les informations nécessaires à sa prise en charge par l’Assemblée. S’il s’agit d’un réélu, la fiche est, en principe, à jour et il suffit de la vérifier. Pour les nouveaux élus, s’ils ont fait usage de la nouvelle faculté de la remplir par téléchargement, il ne reste qu’à vérifier la fiche, voire à la compléter sur quelques points ; dans le cas inverse, la fiche est remplie par le député et le fonctionnaire directement sur écran.

Il est ensuite proposé aux nouveaux députés de s’entretenir avec plusieurs fonctionnaires « spécialistes » qui pourront leur dispenser des informations plus précises sur leurs obligations en matière, éventuellement, de cumul de mandat ou d’activités professionnelles compatibles avec la fonction parlementaire, sur leur nouveau régime de protection sociale, et sur les moyens mis à leur disposition pour l’exercice de leur mandat (collaborateurs, transports, téléphone, courrier…).

Le circuit de l’accueil redevient ensuite commun aux anciens et nouveaux élus. Chaque député se rend dans un studio où il est photographié. Sa photo sera publiée sur le site Internet de l'Assemblée, dans l’annuaire « Notices et portraits » et sur le badge « mains libres » qui permet de franchir automatiquement les contrôles d’accès du Palais Bourbon. L’accueil se termine par la remise à chaque député d’une mallette contenant une documentation et les insignes de sa fonction.

2. - La documentation remise aux députés

Les renseignements oraux dispensés aux députés se doublent d’une documentation écrite et, désormais, électronique, remise à chacun d’entre eux. Celle-ci comporte :

― un opuscule constituant un guide pratique du député récapitulant les informations qui ont pu être dispensées par les « spécialistes ». Le texte de ce livret, considérablement allégé par rapport à celui des débuts de législature précédents, renvoie à des formulaires que le député est appelé à retourner ultérieurement à différents services et dont, là encore, la liste a été raccourcie ;

― le présent ouvrage sur l’Assemblée nationale dans les institutions françaises qui, à l’occasion de l’accueil, fait l’objet d’une mise à jour ;

― novation de 2007, une clé USB regroupant, sur support numérisé, la documentation ci-dessus ;

― en outre, chaque député reçoit une mallette contenant les insignes de sa fonction : l’écharpe tricolore, l’insigne porté dans des cérémonies publiques et communément appelé « baromètre » du fait de sa forme, la cocarde à apposer derrière le pare-brise d'un véhicule, la carte d’identité de député et le code personnel d’accès au site Extranet de l’Assemblée.